Setiap perusahaan memiliki aturan menegur karyawan, salah satunya yaitu memberikan surat peringatan. Karyawan wajib mentaati tata tertib perusahaan dan bekerja sesuai dengan tugas yang diberikan. Disiplin kerja terkadang menyebabkan karyawan menerima surat peringatan. SP adalah surat peringatan yang berfungsi untuk memberikan peringatan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran tertentu.
Setelah karyawan berulang kali melanggar peraturan, perusahaan mengeluarkan surat peringatan karyawan, dan tidak ada perubahan sikap karyawan. Dalam surat ini dilampirkan informasi pribadi karyawan, pelanggaran yang dilakukan dan sanksi yang dijatuhkan.
Sebagai pihak yang menulis surat peringatan kerja, perhatikan baik-baik jenis surat peringatan dan isi yang tertera di dalamnya. Ini penjelasannya:
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Ketika seorang karyawan melanggar kontrak atau peraturan perusahaan, perusahaan akan mengeluarkan surat peringatan. Isi surat tersebut meliputi data pribadi pegawai, jenis pelanggaran dan sanksi yang dijatuhkan.
Perusahaan mengeluarkan beberapa jenis surat peringatan kerja berdasarkan pelanggaran yang dilakukan. Untuk lebih jelasnya simak contoh surat peringatan perusahaan/karyawan yang baik dan benar berikut ini:
1. Contoh Surat Peringatan Tidak Disiplin
Sebagai karyawan, kita harus disiplin dan bekerja sesuai dengan tugas yang diberikan. Tindakan disiplin dan pelanggaran aturan kerja akan mengakibatkan Anda menerima surat peringatan yang belum disiplin.
Selain sekedar peringatan, perusahaan biasanya melakukan tindakan tertentu terhadap karyawan, seperti tidak mengizinkan fasilitas kantor tertentu, pemotongan gaji, atau hal lainnya.
2. Contoh Surat Peringatan Absen Kerja
Ketika seseorang menjadi karyawan, pergi bekerja adalah tanggung jawab yang paling penting. Absennya karyawan terkadang dapat merugikan perusahaan dalam berbagai hal, mulai dari keterlambatan penyelesaian pekerjaan hingga hilangnya pendapatan perusahaan.
Surat peringatan ketidakhadiran kerja dikirimkan kepada karyawan yang sering tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas atau tanpa pemberitahuan.
3. Contoh Surat Peringatan Terlambat Masuk Kerja
Tidak hanya bekerja, karyawan juga memiliki tanggung jawab untuk mematuhi semua peraturan perusahaan secara profesional dengan hadir tepat waktu. Jika Anda sering terlambat masuk kerja, Anda akan menerima surat peringatan berikut.
Jika seorang karyawan terlambat lebih dari 3 kali atau melanggar aturan pelanggaran kerja perusahaan, biasanya akan dikeluarkan surat keterlambatan.
4. Contoh Surat Peringatan karena Tidak Sopan
Sikap yang baik merupakan faktor penting yang harus dimiliki karyawan dalam lingkungan kerja, baik itu kepada atasan maupun rekan kerja. Ketika seseorang menjadi karyawan, pergi bekerja adalah tanggung jawab yang paling penting.
Absennya karyawan terkadang dapat merugikan perusahaan dalam berbagai hal, mulai dari keterlambatan penyelesaian pekerjaan hingga hilangnya pendapatan perusahaan. Surat peringatan ketidakhadiran kerja dikirimkan kepada karyawan yang sering tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas atau tanpa pemberitahuan.
5. Contoh Surat Peringatan Sekaligus PHK
Tidak hanya bekerja, karyawan juga memiliki tanggung jawab untuk mematuhi semua peraturan perusahaan secara profesional dengan hadir tepat waktu. Jika Anda sering terlambat masuk kerja, Anda akan menerima surat peringatan berikut.
Jika seorang karyawan terlambat lebih dari 3 kali atau melanggar aturan pelanggaran kerja perusahaan, biasanya akan dikeluarkan surat keterlambatan. Kepanjangan PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan/instansi karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dan perusahaan/majikan.
Hal yang Wajib Tercantum dalam Surat Peringatan Karyawan
Sikap yang baik merupakan faktor penting yang harus dimiliki karyawan dalam lingkungan kerja, baik itu kepada atasan maupun rekan kerja.
Format surat peringatan pegawai pada umumnya mirip dengan struktur surat dinas lainnya, namun untuk menghindari kesalahpahaman, isi yang tercantum dalam surat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kop Surat
Kop surat menunjukkan nama perusahaan yang bersangkutan, dan logo perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email ditampilkan di bagian atas surat. Logo lebih bagus dengan ukuran presisi agar lebih bagus.
2. Tanggal Pembuatan Surat dan Nomor Surat
Tanggal surat dan nomor surat merupakan isi terpenting dalam surat resmi, termasuk surat peringatan. Informasi yang tepat waktu akan menjadi bukti bahwa surat tersebut telah disampaikan kepada para pihak.
Selain itu, nomor surat akan memberikan kejelasan surat peringatan yang dikeluarkan secara resmi sesuai format yang ditentukan oleh perusahaan.
3. Salam dan Kata Pembuka
Awal surat diawali dengan salam dan pembukaan. Hal ini perlu dinyatakan dalam bahasa formal agar surat terstruktur dan rapi. Penting bagi perusahaan untuk mengikuti aturan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI)
4. Identitas Karyawan yang Diberikan Peringatan
Setelah kamu menulis pembuka, tuliskan identitas karyawan dan detail posisi di perusahaan. Contohnya seperti Fandy Parker, Divisi Operasional, No 39128 dll sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5. Penjelasan Isi Surat
Penjelasan isi surat tertulis tersebut merupakan alasan dan latar belakang surat peringatan tersebut. Saat ini, perusahaan harus memberikan instruksi rinci, pelanggaran, dan prosedur tindak lanjut kepada karyawan.
6. Penutup Surat
Surat itu dimulai dengan pernyataan pembuka dan diakhiri dengan surat penutup. Di akhir surat, perusahaan yang profesional wajib untuk mengucapkan terima kasih sebagai bentuk apresiasi.
7. Tanda Tangan
Dalam surat teguran pegawai, tanda tangan tersebut merupakan bukti sah bahwa surat teguran pegawai tersebut sah. Pihak yang diperbolehkan menandatangani adalah pihak yang menulis surat peringatan tersebut, seperti HRD atau direktur yang bersangkutan.
Nah itulah pembahasan mengenai contoh surat peringatan karyawan/perusahaan dan hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat peringatan. Selain itu kamu juga bisa membaca pengertian HRD dan tugas dari HRD secara lengkap.