cara membalas email undangan interview
Home » Career Corner » Cara Membalas Email Undangan Interview Lengkap

Cara Membalas Email Undangan Interview Lengkap

Cara membalas email undangan interview dari perusahaan ada banyak macamnya, seperti penggunaan bahasa indonesia maupun bahasa inggris. Cara membalas email undangan interview bisa dikatakan penting karena kamu berkomunikasi atau berinteraksi dengan HRD perusahaan. Undangan interview juga menjadi pintu masuk kamu untuk mendapatkan penawaran pekerjaan dari perusahaan, jika kamu mengabaikan bisa jadi peluang kamu untuk bergabung ke perusahaan semakin kecil. Kami akan memberikan contoh cara membalas email yang baik, pada umumnya menulis email akan ada 3 komposisi yaitu penerima, judul/subjek, isi email.

Tips Menyusun Email Undangan Interview

Dalam menyusun email ada beberapa bagian yang harus diperhatikan seperti penulisan judul/subjek email, salam pembuka, isi email, penutup.

1. Judul email/Subjek

Judul email menjadi bagian penting email untuk mengetahui tujuan email dikirim, jangan pernah lupa untuk menulis subjek email. Kamu bisa menggunakan fitur “reply” pada email sehingga kamu tidak perlu menulis judul email/subjek. Judul email atau subjek email bisa kamu menulisnya “Konfirmasi Permohonan Wawancara – (Nama Kamu)” sebagai balasan kamu atas undangan interview.

2. Berikan salam diawal

Wajib untuk memberikan sapaan atau salam pembuka yang ditujukan kepada perekrut, contoh salam pembuka bisa seperti Mr., Ms., Ibu, Bapak, dan sebagainya. Bisa juga disesuaikan dengan inbox email yang kamu terima.

3. Ucapkan terima kasih

Sampaikan ucapan terima kasih karena kamu telah diberikan kesempatan interview oleh perusahaan. Memberikan ucapan terima kasih memberikan kesan kamu sangat menghargai undangan interview yang diberikan.

4. Konten langsung pada pokok tujuan email

Tulis satu paragraf  yang menyatakan bahwa kamu bersedia mengikuti jadwal interview tersebut dan berkenan untuk hadir. Sebisa mungkin hindari kalimat yang panjang dan bertele-tele. Balas secara singkat dan jelas. Sampaikan bahwa kamu bisa menghadiri interview di waktu yang ditetapkan oleh perekrut. Jika kamu berhalangan, kamu bisa meminta untuk melakukan penjadwalan ulang diwaktu yang lain.

5. Kalimat penutup

Setelah menulis konten dengan singkat dan jelals, tutuplah email dengan kalimat yang baik dan sopan. Penutup suatu email pada umumnya tidak berbeda dengan surat resmi pada umumnya. Bisa berupa 1 kalimat hingga 2 kalimat.

6. Tambahkan nama dan kontak

Sebagai alternatif, kamu bisa memberikan informasi kontak berupa nomer telfon kamu agar perekrut lebih mudah untuk menghubungi kamu. Memang, perusahaan umumnya sudah mendapatkan berbagai datamu seperti nama dan nomor kontak. Kamu bisa manfaatkan fitur dari Gmail yaitu signatur agar otomatis menambahkan bagian nama-kontak pada setiap email yang kamu kirim.

Tips Membalas Email Undangan Interview

1. Balas tepat waktu

Semakin cepat kamu membalas email panggilan interview kerja dari recruiters semakin baik. Perekrut butuh waktu untuk mengatur persiapan interview dengan baik, apalagi bila ternyata jadwal yang ditawarkan harus disesuaikan lagi dengan ketersediaan kamu dan pewawancara.

Itu sebabnya jangan biarkan recruiter menunggu konfirmasi kamu terlalu lama. Cobalah langsung berikan respon setidaknya dalam waktu 24 hingga 48 jam setelah menerima email panggilan interview kerja. Buat pemberitahuan email masuk di smartphone biar kamu dapat membalasnya secepat mungkin.

2. Berikan apresiasi

Salah satu cara membalas email panggilan interview kerja dengan baik adalah dengan menunjukkan sopan santun dan etiket yang tepat. Tunjukkanlah apresiasi, antusiasme dan rasa terima kasih kepada recruiter yang telah memberikan kesempatan kepada kamu untuk menghadiri interview kerja di antara pelamar lainnya.

3. Jaga email tetap profesional

Balaslah email panggilan interview kerja dengan ringkas dan langsung pada intinya. Konfirmasi kembali waktu, nomor telepon atau alamat lokasi wawancara sehingga tidak ada lagi kebingungan. Pastikan juga untuk selalu mengoreksi email sebelum mengirimnya. Lihat seluruh isi email dan periksa apakah masih ada kesalahan penulisan atau tidak.

4. Pastikan untuk selalu membalas email panggilan interview kerja bahkan bila kamu menolaknya

Penting agar selalu membalas email panggilan interview kerja meskipun kamu tidak dapat menghadiri atau menolak panggilan interview tersebut dengan berbagai alasan. Ketika menolak panggilan interview kerja, jelaskanlah dengan sopan melalui email tersebut bahwa kamu tidak dapat melanjutkan proses interview dan tetap berterima kasih atas kesempatan yang diberikan. Hal ini akan menunjukkan sisi profesionalitas kamu kepada perekrut.

Contoh Cara Membalas Email Undangan Interview

Kami akan memberikan referensi bagaimana membalas email undangan interview yang baik sesuai dengan ketentuan pada umumnya.

Contoh cara membalas email panggilan interview
Dear / Halo (nama recruiter),

Terima kasih atas pertimbangan dan undangan wawancara kerja untuk posisi (jelaskan posisi yang dilamar) di perusahaan (sebut nama perusahaan).

Saya bisa hadir sesuai waktu dan lokasi yang ditentukan pada hari (sebut waktu dan lokasi yang telah ditentukan oleh recruiter pada email sebelumnya). Saya menantikan wawancara ini dan kesempatan untuk belajar lebih banyak tentang bekerja di perusahaan (nama perusahaan).

Harap beritahu saya jika saya perlu membawa informasi atau dokumen pelengkap sebelum wawancara kerja di waktu yang telah disesuaikan tadi.

Dengan hormat,
(Nama)
(nomor telepon)

Contoh cara membalas email panggilan interview bila ingin menolak undangan yang diberikan
Yth(nama recruiter), 

Terimakasih banyak telah menghubungi dan memberi kesempatan interview kerja kepada saya. 

Namun, saya mohon maaf karena tidak dapat melanjutkan interview untuk posisi (sebut) di (nama perusahaan) tersebut karena (sebutkan alasan penolakan, misalnya kamu baru menerima pekerjaan lain, atau tidak lagi mencari posisi tersebut, dan lain-lain). 

Sekali lagi terima kasih atas kesempatan dan waktu yang telah Anda berikan. 

Hormat saya,
Nama

Contoh cara membalas email panggilan interview bila ingin mengatur ulang jadwal wawancara
Yth. ( nama recruiter),

Terima kasih sebelumnya atas kesempatan interview yang diberikan. Saya sangat menantikan untuk bertemu langsung dan berbicara lebih banyak tentang posisi (nama posisi yang dilamar ) di perusahaan (nama perusahaan).

Sayangnya, saya berhalangan hadir di tanggal wawancara yang telah ditentukan karena (sebut alasan yang membuat kamu terpaksa harus mengatur ulang jadwal interview).

Jika berkenan, saya memohon untuk melakukan pergantian jadwal di hari lain pada tanggal (sebut waktu alternatif lain yang ingin kamu ajukan) atau waktu lain yang paling cocok untuk Anda.

Besar harapan saya agar dapat mengikuti tahapan interview ini karena itu saya harap Anda dapat mempertimbangkan kembali perubahan jadwal wawancara kerja tersebut.

Saya nantikan kabar selanjutnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terimakasih.

Dengan hormat,
Nama
No telepon

Contoh cara membalas email panggilan interview bahasa Inggris
Dear [nama recruiter],

Thank you for your consideration and the invitation to interview for the (posisi) role at (nama perusahaan). I am available this (waktu wawancara), and I look forward to meeting with you to discuss this position in more detail.

Please let me know if I can provide any additional information prior to our meeting on Wednesday afternoon at your offices. I look forward to seeing you then.

Sincerely,
(nama)
(phone number)

Referensi: ekrut.com – glints.com

There are 2 comments

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.